Objetivos

• Ser una memoria de la sesión de trabajo y del encuentro en general, reflejando la riqueza de los debates o aportes realizados.

Proceso

• Se conforman los equipos y se distribuyen las labores para cubrir todos los talleres. Cada taller debe tener al menos un relator que tiene como tarea entregar una síntesis al encargado del equipo. Los relatores usualmente contrastan sus notas con el coordinador de la sesión de trabajo.
• Los formatos de las síntesis serán establecidos con anterioridad, pero la más comúnmente usada es: junto a la información de la sesión (tema, coordinador, ponentes, hora y lugar), la identificación de las constataciones y las propuestas que surjan por parte de los participantes a la sesión y que debe ser presentadas en un formato de tabla. En total no deben exceder un par de páginas.
• El relator debe entonces, pasar sus notas a un archivo en formato digital para ser entregado.
• Se realiza entonces el consolidado de síntesis para ser presentado en forma pública a los asistentes al evento y para ser valorizado en los sitios web de las organizaciones involucradas o en el sitio del evento mismo.
• Además las síntesis pueden sentar las bases para la realización de un análisis transversal que tenga como objetivo identificar los elementos estratégicos centrales en términos de acción, de replanteamientos y de prospectiva.

Fundamentación

Básicamente las síntesis de encuentros buscan generar una memoria de los encuentros, que ponga de manifiesto los detalles de lo ocurrido durante las sesiones con el propósito de resaltar los elementos clave del encuentro, sus aportes esenciales y sus ideas principales.

Las síntesis ejecutivas constituyen una herramienta útil de gestión del conocimiento (Knowledge Management) por cuanto transfieren el conocimiento construido y compartido durante estos encuentros hacia las organizaciones y su entorno y contribuye en la generación de competencias necesarias al interior de las organizaciones para compartirlo y utilizarlo entre sus miembros.

Aplicaciones

Relatorías del Primer foro mundial de productores de cultivos declarados ilícitos organizado por el CERAI, Centro de Estudios Rurales y de Agricultura Internacional en Barcelona, en enero del 2009. Realizada por el CERAI y Almedio Consultores.

Relatorías del 1er Foro de gobiernos locales de la Unión Europea, América Latina y el Caribe. Cohesión social y cooperación descentralizada (Paris 29 y 30 de Noviembre de 2007). Realizada por Almedio Consultores.

Otros datos

Público: Asistentes al evento y público general interesado en el tema.

Ejecutores: Equipo de relatores.

Insumos: Papel y lápiz, grabadoras, cámaras de fotos, cámaras de video.

Resultados, productos: Un documento en formato papel o digital con las relatorías y los análisis que se hayan convenido.